Projektmanagement für Kreative mit awork

Erfahrungen und Kriterien für eine Software-Lösung

Projektplanung in Kreativagenturen erfordert eine hohe Flexibilität des Teams und der Software.

Welches Projektmanagement braucht eine Designagentur?

Als digitaler Dienstleister ist Cogneus Design nicht nur für das Design von Marken und Websites zuständig, sondern auch für eine ordentliche Zeiterfassung, Planung, Aufgaben-Zusammenstellung und Koordination des Teams – also für das Projektmanagement. Die Kunden erwarten eine zügige Umsetzung eines Auftrags. Das bedeutet, dass Projekte und Kunden angelegt, Aufgaben zusammengestellt und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugewiesen werden, inklusive Deadline versteht sich.

Darüber hinaus ist es gut zu wissen, welche Projekte angeboten, beauftragt, durchgeführt und abgerechnet wurden. Auf welchem Stand befindet sich ein Designprojekt? Das nennt man Projektstatus. Eine Synchronisation mit dem eigenen Kalender – vom iCal über Outlook bis Google – ist dabei äußerst praktisch, um Termine und Deadlines im Blick zu behalten.

Die Abrechnung eines Projekts kann auf Basis von Festpreisen oder Einzelstunden erfolgen. Ist das Budget schon überschritten? Wie viel Luft ist noch nach oben, um Sonderwünsche des Kunden umzusetzen? Dies bedeutet, dass ein Projektmanagement am besten auf Knopfdruck – oder Fingertipp – diese Zustände transparent zeigt.

Projektplanung mit der Methode “Wasserfall”: logische Verbindungen werden per Drag-and-Drop angedockt.

Projekte vom Wasserfall zum Kanban-Board

Grundsätzlich werden bei der Planung von Projekten zwei Arten von Projekten unterschieden: der “Wasserfall” und die agile Methode. Der Wasserfall richtet sich nach der klassischen Projektplanungstechnik, Arbeitsschritte nacheinander zu erfassen, einen Umfang an Stunden und Tagen zuzuordnen und diese dann in einer logischen Abfolge auf einem Zeitstrahl auszurichten. Kurz gesagt eignet sich der Wasserfall dort, wo von vornherein klar ist, welche Arbeitsschritte zu erwarten sind und wie der gesamte Gestaltungsprozess aussieht.

Diese Voraussetzung ist bei digitalen Projekten wie z.B. der Entwicklung eines Webdesigns immer seltener gegeben. Arbeitsschritte lassen sich zwar erfassen, jedoch wechseln Reihenfolge und Termine laufend, sodass an ein “Nacheinander” im Projekt nicht zu denken ist. Mal müssen drei Personen im Team unterschiedliche Aufgaben lösen, mal werden Kunden in die Redaktion eingebunden. Deadlines? Sie werden gern vom Kunden genannt, jedoch in die eigene Arbeit nicht einbezogen. Engpässe in der Agentur? Sie lassen sich kaum vorausplanen.

Agile Projektplanung mit Kanban-Boards: in jedem Projekt werden alle Arbeitsschritte transparent gemacht.

Daher wurde das Kanban-Board erfunden, um eine reibungslose Abfolge von Arbeitsschritten ohne Zuweisung des Arbeitsplatzes oder des Zeitpunktes zu gewährleisten. “Kan-Ban” kommt aus Japan und deutet “Karte” und “Tafel”. In den 50er Jahren des letzten Jahrhunderts wurde diese Methode in der japanischen Industrie erfunden. Heute wird sie innerhalb agiler Prozesse eingesetzt, um auf einen Blick Arbeiten und den Stand der Bearbeitung zu gewährleisten.

Die Agilität nach den Agilen Manifest kam zwar erst zu Beginn dieses Jahrhunderts auf, aber die Methoden passen hervorragend zusammen. In der modernen Arbeitswelt werden heute die Mehrheit der Projekte in agiler Form umgesetzt. Dabei steht die Methode “Scrum” im Vordergrund.

Entscheidung für eine Software-Lösung zum Projektmanagement

Nach dieser ausschweifenden Vorrede kommen wir nun zum Punkt: welche Software kann diese Punkte umsetzen? Antwort: viele! Dabei stehen Lösungen wie Asana, Monday oder MeisterTask in der engeren Auswahl. Alle Lösungen können Wasserfall-Projekte, Kanban-Boards, Team-Management, Zeitplanung und vieles mehr. Doch welche Entscheidung wurde bei Cogneus Design gefällt?

Erfahrung und Entscheidungskriterien pro awork

Zeiterfassung und Übersicht via Desktop und App: im digitalen Alltag unerlässlich.

Trotz eines attraktiven Platzhirsches wie Asana von Atlassian – dem Hersteller von Jira und Trello – fiel die Wahl auf eine Software aus Deutschland. Das war durchaus ein erster triftiger Grund: Support, Lizensierung, Abrechnung, Schnittstellen und Datenschutz sollten dabei beachtet werden. Zudem stand ganz einfach die Bedienung, Übersichtlichkeit und die Dauer der Einarbeitung im Vordergrund.

Dabei ist es tatsächlich weniger wichtig, ob alle Daten auf der eigenen Festplatte gespeichert werden oder es zu jeder Funktion auch eine App gibt. Als Web-App ist awork von jedem Computersystem aus erreichbar und kommt mit einer schlanken Zeiterfassungs-App für Android und iOS daher. Zusätzliche Pluspunkte sammelte awork in der ausgiebigen Testphase in der Praxis mit mehreren Usern auch darin, dass kein unnötiger Schnickschnack wie ein üppiger aber nutzloser Desktop (MeisterTask), ein monströser Team-Chat mit Code-Austausch und Git-Hub-Anbindung (Asana) oder ein angeblich innovatives Workflow-Management (monday) angepriesen wird. Letztlich kann man mit allen Tools sehr viel Zeit verbringen! Das ist aber nicht das Ziel. Das besteht darin, Projekte und Zeiten zu erfassen, Aufgaben zuzuweisen und Deadlines im Blick zu behalten. All dies beherrscht awork spielend!

Empfehlung: Testen, testen, testen!

Wer sich also mit der Entscheidung trägt, ein Projekt-Management für Kreativagenturen zu Lizenzieren, sollte sich auf jeden Fall mit mindestens zwei Usern ein Testprojekt anlegen, um alle Schritte einmal durchzuspielen, die im Alltag nötig sind. Die Zeit des Tests ist in der Regel bei 14 Tagen knapp gehalten. Daher sollte intensiv getestet werden, um die richtige Lösung zu finden!

 


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