Interaktive Formulare für ebase

Modulare Formular-Erstellung mit Adobe InDesign für die Bank aus München

Die European Bank for Financial Services GmbH (ebase®), ein Unternehmen der comdirect Gruppe, bietet als Vollbank neben umfassenden Dienstleistungen im Depotgeschäft u. a. auch die Finanzportfolioverwaltung sowie das Einlagengeschäft an. ebase ist ein Full-Service Partner für Finanzvertriebe, Versicherungen, Banken, Vermögensverwalter, Kapitalgesellschaften und FinTechs.

Naturgemäß finden sich in einem solchen Unternehmen vielfältige Formulare, die einerseits übersichtlich und gleichartig, andererseits aber auch funktional und digital zu verarbeiten sein müssen.

Cogneus Design wurde von ebase mit der Aufgabe betraut, die Bestandsdaten an Formularen – hunderte an Kontoeröffnungs- oder Depoteröffnungsformulare – zu analysieren und einen digitalen Workflow zu entwerfen, wie die Formulare sowohl für die Druckfassung als auch für die digitale Form des Ausfüllens zu produzieren sind.

Konvertierung mit der Layout-Software Adobe InDesign

Der erste Schritt war, die Bestandsdaten in ein aktuelles Datenformat zu konvertieren. Konkret wurden die vorhandenen Layoutdateien der Formulare aus dem veralteten QuarkXpress nach Adobe InDesign konvertiert. InDesign ist die weltweit führende Layoutsofware und bildet somit den Industrie-Standard.

Die Konvertierung geschah natürlich nicht einfach per Knopfdruck – Datenformate, Fonts und Formatierungen mussten auf den aktuellen Stand gebracht werden. Althergebrachte Arbeitsweisen der vergangenen Jahrzehnte wurden daher bereinigt.

Mit dem reinen Datenformat ist es nicht getan: das Ziel war es zum einen, die Formulare als modulare Layout-Vorlagen umzugestalten. Zum anderen sollten die Formulare für den Druck wie auch als elektronisches Formular dienen.

Modulares Layout für wiederkehrende Formulare

Damit sogenannte Stammdaten wie Kundendaten, Adressen und oder die Einzugsermächtigung immer in derselben Form auszuliefern, baute Cogneus diese Formular-Einheiten als wiederverwendbare Vorlagen auf. Dazu bedienten sich die Designer der InDesign-Technologie.

Eine große Schwierigkeit bestand darin, eine Lösung zu finden für den Umbruch im Layout. Denn schließlich besteht jedes Formular aus mehreren Seiten und zahlreichen Formular-Blöcken. Diese unterscheiden sich stets in der Länge und Reihenfolge. Somit ist also jedes Formular höchst individuell.

Aufgrund der jahrelangen Erfahrung mit der Software Adobe InDesign konnten die Cogneus-Designer die Formular-Blöcke so anordnen, dass ein Umbruch über mehrere Seiten hinweg gelingt!

Das Ergebnis: in der Software InDesign können die Formular-Blöcke per Drag and Drop aus einer Bibliothek in das Layout platziert werden! Somit sind alle Formatierungen und Feldnamen in jedem Formular identisch.

Interaktive Formulare als PDF

Formulare zur Eröffnung von Konten oder Depots werden heute überwiegend elektronisch erfasst und vom Bankkunden digital signiert. Dies geschieht mit dem Dateiformat Adobe PDF. Die Daten können somit ausgelesen und in Datenbanken verwaltet werden.

Hierzu reicherte das Design-Team von Cogneus die Formulare im Layout mit elektronischen Datenfeldern an, die die passende Information im Datenformat PDF erfassen können. Weitmehr als 100 Formulare wurden auf diesem Wege konvertiert.

Somit gelang es für den Kunden ebase, die Formulare nicht nur als Datenformat für die Gegenwart verfügbar zu machen, sondern auch ein modulares System aus Vorlagen zu erstellen, die es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit erlaubt, neue Formulare auf Basis dieses Workflows anzufertigen!

Günstiger Workflow mit Bordmitteln

Natürlich schaut eine Bank wie die ebase auf die Höhe der Ausgaben. Die Lösung von Cogneus Design punktete damit, dass in wenigen Wochen die ersten Formulare verfügbar waren, keine weiteren Software-Werkzeuge angeschafft werden mussten und der Workflow auch in Zukunft rein mit Bordmitteln – also ohne zusätzliche Lizenzkosten – zu bewerkstelligen ist!

Den Umgang mit der Software und den Bibliotheken schulte Cogneus-Inhaber Christoph Luchs vor Ort für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeier der ebase, sodass die Formular-Erstellung bereits am nächsten Tag starten konnte.

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