Wie kann die Digitalisierung das Unternehmen beschleunigen?
Die COSICHEM AG mit Sitz in Marburg ist Spezialist für die Erstellung von relevanten Dokumentationen für die Anmeldung und den Verkauf von chemischen Produkten in Deutschland, der EU und anderen Märkten weltweit. Cogneus-Geschäftsführer Christoph Luchs wurde als externer Berater des RKW Hessen mit dem Schwerpunkt Digitalisierung beauftragt, das Unternehmen zu analysieren und einen Maßnahmen-Katalog zu entwickeln: wie kann die Digitalisierung das Unternehmen beschleunigen?
Digitalisierungsberatung
Aus den ersten Besprechungen wurde schnell klar: das Unternehmen steckt – technisch gesehen – noch im vergangenen Jahrhundert. Heutige Standards in der Unternehmenskommunikation zum Kunden wie z.B. automatische Benachrichtigungen des Kunden bei Fertigstellung der Leistung – sowie die Digitalisierung der internen Prozesse sollen mit vertretbarem Aufwand schrittweise erreicht oder in Teilen übertroffen werden.
Ergänzend dazu wurde analysiert, dass das Geschäftskonzept der sicherheitsrelevanten Berichterstellung insofern nur bedingt automatisierbar ist, wie rechtliche Abläufe einzuhalten sind. Die fachliche Berichterstellung ist intellektuelle Arbeit der Angestellten des Unternehmens und kann in absehbarer Zeit nicht durch digitale Lösungen ersetzt oder assistiert werden. Jedoch dient ein zentrales Wissensmanagement für die Verbesserung des Austausches untereinander und reduziert die Gefahr, Wissen im Unternehmen langfristig zu verlieren.
Für den Bereich des Marketings wurden mittels Workshops Personas typischer Kundenprofile entworfen, die als Spiegelbild aller zukünftiger Maßnahmen dienen sollen. Nach Fertigstellung der Website oder einer News-App können diese Profile zudem als Prüfkriterium herangezogen werden.
Wesentliche Aufgabenbereiche wurden in der Digitalisierungsberatung festgehalten:
- Weitestgehende Automatisierung von manuellen Dokumentenprozessen
- Modernisierung der bis zu 10 Jahre alten technischen Infrastruktur
- Einrichtung eines neuen Internetauftritts anstelle der veralteten Website
- Aufbau einer Wissensdatenbank für die interne Kommunikation
- Kundenbindung durch eine innovative Kommunikationsform
- Ausbau der Geschäftstätigkeit im Bereich der Seminare
Ablauf der Beratung zur Digitalisierung
Nach Angebot durch das RKW Hessen und der Auftragserteilung begann die Beratung mit einem Erstgespräch mit der Geschäftsführung zur technischen Infrastruktur, zu Geschäftsabläufen und der Datenverarbeitung. Es folgten Workshops mit der Geschäftsführung und Teilen der Belegschaft zu Unternehmensprozessen und zum digitalen Marketing. Anschließend folgte die Auswertung und Zusammenfassung der Ergebnisse als Zielformulierung u.a. für Software-Lösungen im Bereich des Dokumenten-Managements. Handlungsempfehlungen für die Einrichtung eines neuen Internetauftritts u.a. wurden zusammengestellt. Auf Basis der Zielformulierungen fanden Treffen mit Software-Anbietern zum Zweck der Evaluation statt.
Wechsel der Prioritäten
Auffallend war die Veränderung der Prioritäten im Projektverlauf zu beobachten. Während es zu Beginn der Beratung primär um die offenkundig völlig veraltete Website ging, die bereits während der Designberatung als Aufgabenpunkt identifiziert wurde, rückten die Unternehmensprozesse immer stärker in den Vordergrund. Als Dienstleistungsunternehmen kann die Cosichem AG durch digitalisierte Abläufe nur dann Vorteile erzielen, wenn die manuellen Arbeitsschritte zur Erstellung der sicherheitsrelevanten Dokumentationen durch automatische Prozesse ersetzt werden. Hier wurde sowohl durch die Unternehmensleitung als auch durch die Beratung das höchste Potential der Wertschöpfung durch die Digitalisierung ermittelt.
Innovation durch technische Sprünge in die Zukunft
Für die Digitalisierung des Marketings fiel auf, dass in einem Unternehmen nicht alle Schritte einer digitalen Evolution gehen muss, sondern einige Punkte direkt überspringen kann. Als Beispiel sei der Newsletter genannt. Aus erster Sicht schien es ratsam, Kunden via Newsletter zu informieren. Da diese Technik jedoch aktuell durch soziale Netzwerke und Apps abgelöst wird, konnte auf diese Investition verzichtet werden. Stattdessen kann sich das Unternehmen zukünftig via App an seine Kunden wenden – ein Alleinstellungsmerkmal in der gesamten Branche!
Der Mitbewerb zeichnet sich technologisch nicht durch Innovationen aus. Software-Entwicklungen sind aufgrund der hohen Individualisierung von Produkten und Vorschriften kaum möglich. Inwiefern interne Prozesse bereits digitalisiert sind und wie hoch der Digitalisierungsgrad der Branche ist, lässt sich nicht ermitteln. Jedoch zeigt der Blick auf die Internetauftritte des Wettbewerbs ein eher durchschnittliches Niveau. Newsletter werden vereinzelt angeboten. App-Lösungen von Bericht-Erstellern wie der geplanten App der Cosichem AG sind derzeit nicht am Markt sichtbar oder bekannt.
Durch die Digitalsierungsberatung in Kooperation mit dem RKW Hessen konnte die COSICHEM AG ihr Potential zur Digitalisierung ermitteln und anschließend die wichtigsten Innovationen in Angriff nehmen. Der Prozess der Digitalisierung im Unternehmen wurde somit konsequent begonnen.